Till trädgårdsavdelningen Textavdelningen - här är du nu Till startsidan

Skriva klart och koncist ger lön för mödan

Följande är ett utdrag ur Visst går det att förändra myndighetsspråket!, sid 63. Departementsskrift 1993:61 utgiven på Allmänna förlaget/Fritzes.

Ett enda omarbetat brev kan spara 920 timmar

Vid Länsstyrelsen i Norrbottens län har man tidigare haft ett standardbrev som allmänna ombudet skickat till personer som ska tilldelas en varning för fortkörning. De som fått brevet har haft problem att förstå och därför ringt till Länsstyrelsen. Varje vecka har man fått flera samtal om brevet.

”De som fått brevet har haft problem att förstå och därför ringt till Länsstyrelsen. Varje vecka har man fått flera samtal om brevet”

Brevet är nu omarbetat, vilket fått till följd att samtalen praktiskt taget har upphört. Säg att man därmed sparat en timme i veckan.

Genom att arbeta om en enda text har Länsstyrelsen i Norrbottens län sparat ungefär en timme per vecka, vilket (helger och semestrar borträknade) gör ca 40 timmar per år. Om de övriga 23 länsstyrelserna också började använda den nya versionen, skulle kanske ytterligare 23 x 40 timmar kunna sparas, dvs. 920 timmar.

En kommunal förvaltning kan spara 50 veckors lästid

En kommunal förvaltning kan spara 50 veckors lästid. I en medelstor förvaltning i en stor svensk kommun skrivs det varje år ca 300 s.k. tjänsteutlåtanden. Varje utlåtande trycks upp i 80 exemplar, varav flera i sin tur går på cirkulation. Många utlåtanden går vidare till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige och trycks därmed i ännu större upplagor.

Låt oss anta att det genomsnittliga tjänsteutlåtandet läses av 80 personer i 15 minuter. Det innebär att 6 000 timmar varje år går åt till läsning av förvaltningens tjänsteutlåtanden.

”Den sparade lästiden, 2 000 timmar, motsvarar 50 effektiva arbetsveckor, utan pauser, för en heltidsanställd”

Om skribenterna anstränger sig lite extra för att skriva lättlästa texter, skulle lästiden minskas till 10 minuter per utlåtande. Den totala lästiden blir då 4 000 timmar per år.

Den sparade lästiden, 2000 timmar, motsvarar 50 effektiva arbetsveckor, utan pauser, för en heltidsanställd.

Exemplet här gäller en typ av text på en medelstor kommunal förvaltning. Den intresserade kan själv försöka räkna ut vilka vinster som kan göras i större sammanhang.

Spara tid åt läsarna

Det tar ofta längre tid att skriva en lättillgänglig text än en svårtillgänglig. Skribenten måste då först och främst tänka alla tankar till slut. Han måste vara klar över sitt syfte med texten och sina läsares behov. Han måste ta ställning till disposition, innehåll och ordval. Han måste fila på meningsbyggnaden och kanske ibland också bestämma sig för en tilltalande grafisk utformning. Och sådant tar tid.

Om texten ska nå en stor läsekrets är det väl investerad tid. Den tid läsarna sammantaget använder för att läsa den, förstå den och kanske arbeta med den är betydligt längre än den tid skribenten lägger ner på den.

”Att skapa nya mönstertexter för sådana återkommande ärendetyper är därför en mycket liten investering som ger stor utdelning”

Tyvärr är det frestande att skjuta den insikten åt sidan när man skriver under tidspress. Kanske går det lättare att övervinna frestelsen, om man tänker på hur många frågor man slipper besvara, hur många kompletteringar man slipper lämna längre fram genom att uttrycka sig klart från början.

Oftast rör det sig ju också om texter som skrivs inte bara av en person och för ett visst tillfälle utan av många skribenter och vid många tillfällen. Att skapa nya mönstertexter för sådana återkommande ärendetyper är därför en mycket liten investering som ger stor utdelning.

Inte bara tid och pengar

Den ekonomiska aspekten är förvisso inte den enda viktiga. Välskrivna texter har naturligtvis också många andra fördelar. Säkrare och snabbare handläggning, mindre irritation, enklare administration, gott anseende för myndigheten, bättre kontakter med allmänheten och större rättssäkerhet är några.

Tillbaka till text

Till toppen